FAQ und Wissensdatenbank
Antworten auf die häufigsten Fragen an REMAON, zu unseren digitalen Prozessen und dem Verwalterwechsel
Häufige Fragen zur Zusammenarbeit
Welche Aufgaben nimmt mir REMAON konkret ab?
Wir entlasten Sie ganzheitlich: Wir kümmern uns um alle kaufmännischen, technischen und strategischen Belange Ihrer Immobilie. Von der Objektbegehung über die Eigentümerversammlung bis hin zu Reporting und Controlling. Unsere Leistungen auf einen Blick:
Buchhaltung & Finanzen: Mieteingang, Nebenkosten, Mahnwesen, Jahresabrechnung.
Werterhalt & Technik: Objektmonitoring, Steuerung von Dienstleistern, Instandhaltung und Mängelbeseitigung.
Vermietung: Neuvermietung, Vertragsmanagement, Bestandsmieter-Pflege.
Sicherheit: Objektbegehung, Regelmäßige Zustandskontrollen (z. B. Fluchtwege).
Mit welchen Kosten muss ich für die digitale Verwaltung rechnen?
Transparenz ist uns wichtig. Da jede Immobilie unterschiedliche Anforderungen hat, erstellen wir Ihnen gerne ein maßgeschneidertes Angebot, das genau zu Ihrem Bedarf passt.
Meine Unterlagen sind noch in Papierform – ist das ein Problem?
Ganz im Gegenteil – wir lösen das Papierchaos für Sie. Im Rahmen der Verwaltungsübernahme bieten wir Ihnen unseren kostenlosen Digitalisierungsservice. Wir scannen alle Ihre Dokumente (inkl. Volltextsuche) und pflegen sie ein. So haben Sie einen perfekten, digitalen Überblick auf allen Geräten.
Wie schnell kann es losgehen? Der Ablauf in 6 Schritten:
Der Wechsel zu REMAON ist einfach und strukturiert:
Erstgespräch: Sie fragen an, wir klären Ihren Bedarf und zeigen Ihnen die Vorteile.
Angebot: Wir schnüren Ihr passendes Leistungspaket.
Startschuss: Nach Vertragsabschluss und Vollmachtserteilung übernehmen wir.
Bestandsaufnahme: Gemeinsame Objektbegehung vor Ort.
Betrieb: Wir sind live – mit vollem Support für Sie und Ihre Mieter.
Digitalisierung: Wir migrieren Ihre Akten in unser System.
Kombinieren Sie digitale Tools mit persönlicher Erreichbarkeit?
Ja. Wir sind zwar digital, aber keine Roboter. Zu unseren Geschäftszeiten sind wir telefonisch persönlich für Sie und Ihre Mieter da. Wichtige Dokumente versenden wir bei Bedarf auch weiterhin vollautomatisiert per Post. Sie erhalten das Beste aus beiden Welten – ohne Mehrkosten.
Auf welchen Geräten funktionieren App und Datenraum?
Sie haben volle Flexibilität. Unsere Mieter- und Eigentümer-App sowie der Datenraum laufen auf allen gängigen Smartphones, Tablets und Computern (iOS, Android, Windows). Für die Nutzung im Browser empfehlen wir Chrome, Firefox, Safari, Edge und Opera für die beste Performance.
Bekomme ich Hilfe bei der Einrichtung der Software?
Niemand wird allein gelassen. Unser Kundenbereich bietet hilfreiche Anleitungen. Sollten dennoch Fragen auftauchen oder technische Hürden bestehen, hilft unser Team persönlich weiter – wir finden immer gemeinsam eine Lösung.
Sind meine Daten sicher und DSGVO-konform gespeichert?
Sicherheit hat oberste Priorität. Ihre Daten liegen ausschließlich auf deutschen Servern in hochsicheren Rechenzentren. Unsere Partner sind nach DIN ISO 9001 & DIN ISO 27001 zertifiziert. Tägliche Backups und strenge Zugriffsrechte garantieren maximalen Schutz nach DSGVO-Standards.
Prozesse und Schnittstellen für Entwickler
Wie entlastet REMAON Bauträger und Projektentwickler?
Wir übernehmen die komplette operative Last, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. REMAON deckt das gesamte Spektrum ab: kaufmännisch, technisch und strategisch. Unsere Schwerpunkte für Entwickler:
Effizientes Management: Objektbuchhaltung, Inkasso und professionelles Mahnwesen.
Technische Sicherheit: Steuerung externer Dienstleister, Mängelmanagement und Überwachung der Gewährleistung.
Vertriebsunterstützung: Professionelles Onboarding neuer Eigentümer und Mieter.
Controlling: Transparente Budgetüberwachung und Reporting zur Objektentwicklung.
Wie gestaltet sich das Preismodell für Projekte?
Unsere Preise skalieren mit Ihrem Projekt. Für größere Portfolios oder spezielle Bauträger-Anforderungen kalkulieren wir gerne ein individuelles Angebot.
Können auch analoge Bestandsakten übernommen werden?
Ja, wir digitalisieren Ihren Bestand kostenlos. Alle Dokumente werden per Hochleistungsscan erfasst und durchsuchbar gemacht. Das schafft sofortige Transparenz für Sie und einen modernen Übergabestandard für Ihre Käufer.
Wie läuft das Onboarding für ein Entwicklungsprojekt ab?
Der Wechsel zu REMAON ist einfach und strukturiert:
Analyse & Angebot: Wir definieren gemeinsam den Bedarf für Ihr Projekt.
Übernahme: Nach Vertragsabschluss erfolgt die Begehung und Vollmachtserteilung.
Go-Live: Wir starten den operativen Betrieb und den Support für Mieter/Eigentümer.
Digitalisierung: Wir integrieren alle Bau- und Objektunterlagen in die Software.
Wie ist die Kommunikation geregelt?
Wir bieten eine moderne Hybrid-Lösung: Digitale Dokumentenverteilung und Apps für Effizienz, kombiniert mit persönlicher telefonischer Erreichbarkeit zu den Geschäftszeiten. Auch postalische Versände werden bei Bedarf automatisiert abgewickelt.
Technische Voraussetzungen für die Nutzung:
Bieten Sie Support für die neuen Eigentümer/Mieter?
Ja, das ist Teil unseres Serviceversprechens. Wir unterstützen alle Nutzer mit Hilfeartikeln und persönlichem technischen Support, um einen reibungslosen Start in der neuen Immobilie zu gewährleisten.
Wo liegen die Projektdaten?
Wissenswertes zur Mietverwaltung
Wie entlastet mich die digitale Mietverwaltung konkret?
Welche Aufgaben sind im Service enthalten?
Unser Leistungsspektrum deckt alle Bereiche ab, die für eine rechtssichere und werterhaltende Bewirtschaftung nötig sind:
Kaufmännisch: Mietinkasso, Kautionsverwaltung, Prüfung von Mieterhöhungen, Mahnwesen und komplette Betriebs- und Heizkostenabrechnung.
Technisch: Überwachung des baulichen Zustands, Vergabe von Reparaturen, Abnahme von Wohnungen und Mängelbearbeitung.
Organisatorisch: Beschwerdemanagement, Wahrnehmung von Ortsterminen und Fristenwahrung zur Vermeidung von Rechtsnachteilen.
Rechtlich: Durchsetzung von Forderungen (z. B. Zahlungsklagen) und Kündigungsmanagement.
Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
Jedes Objekt ist individuell. Wir erstellen Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot, das genau auf die Größe und den Zustand Ihres Portfolios zugeschnitten ist.
Was passiert mit meinen alten Papier-Mietverträgen?
Wir machen Schluss mit dem Aktenordner-Chaos. Im Rahmen der Übernahme strukturieren wir Ihre physischen Unterlagen und digitalisieren sie mittels Hochleistungsscan (inkl. OCR-Volltextsuche). Ihre Dokumente werden anschließend nach DIN ISO-Standards archiviert. So haben Sie alle Verträge und Pläne sofort digital griffbereit.
Helfen Sie auch bei rechtlichen Themen und Mieterhöhungen?
Ja. Wir überprüfen regelmäßig Möglichkeiten zur Mieterhöhung und setzen diese durch. Zudem übernehmen wir das Forderungsmanagement bei ausstehenden Mieten. Bei Bedarf erteilen wir Prozessvollmachten für Zahlungs- oder Räumungsklagen und arbeiten eng mit Fachanwälten zusammen, um Ihre Rechte als Eigentümer zu wahren.
Wie behalte ich den Überblick über mein Eigentum?
Transparenz ist unser Standard. Über unser Eigentümer-Portal (App & Web) haben Sie jederzeit Einsicht in alle Vorgänge. Sie sehen den aktuellen Vermietungsstand und Dokumente in Echtzeit.
Erhalten Eigentümer und Mieter Unterstützung bei der App-Nutzung?
Ja, wir lassen niemanden allein. Sowohl im Eigentümer- als auch im Mieter-Portal stehen kostenlose Hilfeartikel bereit. Sollte dennoch eine Frage offenbleiben oder es technische Hürden bei der Installation geben, steht unser Support persönlich zur Verfügung. Wir kümmern uns darum, dass alle Parteien die Software problemlos nutzen können.
Wie sicher sind meine Immobiliendaten und die der Mieter?
Sicherheit hat oberste Priorität. Alle Daten werden DSGVO-konform ausschließlich in Deutschland auf Servern deutscher Unternehmen verarbeitet. Unsere Partner erfüllen höchste Sicherheitsstandards (zertifiziert nach DIN ISO 9001 & 27001). Zudem sichern wir alle Daten durch regelmäßige, automatisierte Backups.
Wissenswertes zur WEG-Verwaltung
Warum ist eine professionelle WEG-Verwaltung notwendig?
Welches Leistungsspektrum deckt REMAON für die WEG ab?
Wir kümmern uns ganzheitlich um Ihre Gemeinschaft:
Finanzen: Erstellung von Wirtschaftsplänen, Hausgeldabrechnung, Verwaltung der Rücklagen und transparente Rechnungsprüfung.
Technik: Regelmäßige Begehungen, Planung und Überwachung von Instandhaltungen, TÜV-Kontrollen und Brandschutzmaßnahmen.
Organisation: Durchführung der Eigentümerversammlung (inkl. Protokoll & Beschlussniederschrift) sowie Durchsetzung der Hausordnung.
Vertretung: Gerichtliche und außergerichtliche Vertretung der Gemeinschaft sowie Vertragsmanagement mit Versorgern.
Wie setzt sich das Verwalterhonorar zusammen?
Übernehmen Sie auch das bestehende Papier-Archiv der WEG?
Wie organisiert REMAON die Eigentümerversammlung?
Wie erhalten wir Eigentümer Einsicht in die Finanzen?
Bekomme ich Hilfe, wenn ich Fragen zum Portal habe?
Selbstverständlich. Wir unterstützen alle Eigentümer aktiv beim Onboarding und der laufenden Nutzung. Im Portal finden Sie umfangreiche Anleitungen. Bei individuellen Fragen oder technischen Problemen ist unser Team persönlich erreichbar, um schnelle Lösungen zu finden.
Wo werden die sensiblen Daten der Gemeinschaft gespeichert?
Ihre Daten bleiben in Deutschland. Wir nutzen hochverfügbare Rechenzentren deutscher Anbieter, die nach DIN ISO 9001 und DIN ISO 27001 zertifiziert sind. Durch strenge Zugriffsrechte und automatische Backups garantieren wir maximale Datensicherheit gemäß DSGVO.
Sicherheit und Datenschutz erklärt
Wo werden meine sensiblen Immobiliendaten gespeichert?
Wie stellen Sie sicher, dass meine Daten geschützt sind?
Wir setzen auf zertifizierte Sicherheit. Alle unsere Partner für Cloud, Hosting, Digitalisierung und Archivierung erfüllen höchste Industriestandards. Sie sind nach DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) sowie DIN ISO 27001 (Informationssicherheit) zertifiziert und entsprechen damit vollständig den Anforderungen der DSGVO.
Sind meine Daten vor Verlust geschützt (Backups)?
Wer hat intern Zugriff auf meine Unterlagen?
Wir nehmen den Schutz Ihrer Privatsphäre sehr ernst. Intern verfolgen wir das Prinzip der „geringsten Rechtevergabe“ (Least Privilege Principle). Das bedeutet: Unsere Mitarbeiter erhalten Zugriffsrechte nur dann, wenn dies für die Ausübung einer konkreten Aufgabe (z. B. Bearbeitung eines Schadensfalls) absolut unabdingbar ist.